Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Hein Makelaars Team, gevestigd aan de Schoterweg 83, 2023 GC te Haarlem. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons opnemen.

In deze privacyverklaring geven wij aan welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG en andere wet- en regelgeving naleven.

Persoonsgegevens die wij verwerken, grondslag en doeleinden

Klanten

Indien u ons inschakelt voor de aan- of verkoop van een woning, verzoeken wij u om ons de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

• uw naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum, geboorteplaats;
• burgerlijke staat; 
• een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij uw pasfoto en het BSN-nummer 
onleesbaar maken;
• nadat u een woning heeft verkocht uw nieuwe adres en contactgegevens. 

Wij verwerken deze persoonsgegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, om u bij te staan bij de aan- of verkoop van de woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij maken de pasfoto en het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan in het kader van bovenstaande doeleinden.

Indien u ons inschakelt voor hypotheekadvies, verzoeken wij u om ons de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

• uw naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum, geboorteplaats;
• burgerlijke staat; 
• een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs;
• inkomens- en vermogensgegevens zoals een werkgeversverklaring, loonstroken of
Bankafschriften.

Wij verwerken deze gegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, om u een persoonlijk financieel advies te geven. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond van de Wwft verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Uw pasfoto en het BSN-nummer is in dit geval wel een wettelijke grondslag voor de verwerking van uw opdracht.

Potentiële klanten

Wij verwerken ook persoonsgegevens van potentiële klanten. Wanneer u ons belt voor het inplannen van een bezichtiging of wanneer u een bezoek brengt aan onze website en het daarop aangeboden contactformulier invult leggen we de volgende gegevens vast:

• naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• het tijdstip waarop u het formulier heeft ingevuld.

Van potentiële klanten die ons op andere wijze benaderen – zoals per e-mail, telefoon of door het afgeven van een visitekaartje, verwerken wij de gegevens die zij bij ons achterlaten. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Wij kunnen uw e-mailadres verder gebruiken om u af en toe een nieuwsbrief met informatie waarvan wij denken dat deze relevant voor u kan zijn te sturen. Indien u eerder een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u deze nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u nog niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier op onze website of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.

Analyse Websitebezoekers

Tenslotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen. Met deze cookies kunnen wij de statistieken van onze website bijhouden. Denk bijvoorbeeld aan bezoekersaantallen of bekeken woningaanbod.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder facturen en andere administratieve bescheiden waarop uw persoonsgegevens vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Kopie paspoort: Wij bewaren de kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs gedurende een periode van vijf jaar om te kunnen voldoen aan de bewaarplicht in de Wwft.
Overige contactgegevens: Wij bewaren overige contactgegevens gedurende twee jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie delen wij uw gegevens?

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan uitwisseling van persoonsgegevens aan collega makelaars of notarissen indien u overgaat tot aan- of verkoop van een woning of aan geldverstrekkers voor het aanvragen van uw hypotheek offerte.

Daarnaast maken wij gebruik van externe partijen voor:

• onze softwareoplossingen (bijvoorbeeld via ons CRM-systeem of website-bouwer);
• het verzorgen van de (financiële) administratie;
• het verzorgen van nieuwsbrieven.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden.
Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen getroffen:

• alle personen die namens Hein Makelaars Team van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn 
gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. 

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op 
beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op 
vergetelheid’).

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken of de toepasselijke regelgeving daarop. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen en deze aangepaste versie op deze website publiceren.

Vragen of klachten

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens. Als u daarna niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contactgegevens

Hein Makelaars Team
Schoterweg 83
2023 GC HAARLEM
Tel: 023-200 1047
info@heinmakelaarsteam.nl








Versie oktober 2018